Planungs-Checkliste

Schritt für Schritt zum gut vorbereiteten Anlass

Diese Checkliste führt durch die Vorbereitung eines Anlasses – zum Abhaken am Bildschirm oder ausgedruckt auf Papier. Sie ist bewusst allgemein gehalten: Nicht jeder Punkt trifft auf jeden Anlass zu.

Früh klären – am besten einige Monate vorher

Zweck und Charakter des Anlasses festlegen: Was soll er erreichen?
Ungefähre Anzahl Gäste schätzen
Budgetrahmen festlegen
Datum bestimmen und Terminkollisionen prüfen (Ferien, Feiertage, Grossanlässe)
Veranstaltungsort besichtigen und reservieren
Nötige Bewilligungen abklären (Gastgewerbe, Lärm, öffentlicher Grund)
Versicherungsfragen für den Anlass klären

In den Wochen davor

Programm und Zeitplan festlegen
Verpflegung planen: Was, für wie viele, durch wen?
Personalbedarf bestimmen: Aufbau, Service, Betreuung, Abbau
Material bestimmen: Mobiliar, Geschirr, Technik, Dekoration
Einladungen oder Werbung verschicken
Anmeldungen oder Rückmeldungen im Blick behalten
Lieferanten und Helfende verbindlich bestätigen

In der letzten Woche

Definitiven Ablaufplan mit Zeiten und Verantwortlichen erstellen
Schlechtwetter-Variante bereitlegen, falls draussen gefeiert wird
Lieferungen und Einsatzzeiten nochmals bestätigen
Aufbau- und Abbauzeiten mit dem Veranstaltungsort abstimmen
Kasse, Wechselgeld und Zahlungsmöglichkeiten organisieren
Notfallnummern und Ansprechpersonen auf eine Liste nehmen

Am Tag des Anlasses

Aufbau nach Plan, mit Kontrollgang vor Türöffnung
Einweisung aller Helfenden: Wer macht was, wer entscheidet?
Ansprechperson für den Veranstaltungsort und für Notfälle bestimmen
Während des Anlasses: Ablaufplan im Auge behalten

Nach dem Anlass

Abbau und aufgeräumte Übergabe des Ortes
Geliehenes und Gemietetes zurückgeben
Belege und Rechnungen an einem Ort sammeln
Schlussabrechnung erstellen
Helfenden und Partnern danken
Kurz festhalten, was beim nächsten Mal besser laufen soll

Lieber abgeben statt abhaken?

Jeder Punkt dieser Liste lässt sich an uns übertragen – einzeln oder als Paket. Sagen Sie uns im Anfrage-Assistenten, was Sie behalten und was Sie abgeben möchten.

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